Apa yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Manajemen Dokumen?

Di masa lalu, bisnis mengandalkan sistem pengarsipan dan lemari file untuk menemukan dokumen yang mereka cari.

Lemari arsip saat ini dengan cepat memudar karena semakin banyak perusahaan beralih ke dokumen digital. Manfaat dokumen digital jelas melebihi manfaat dokumen kertas model lama.

Sementara bisnis cepat melakukan transisi dari kertas ke dokumen digital, banyak bisnis tidak tahu bagaimana mengelola dan mengakses dokumen digital dengan benar. Mereka memiliki pemindai dan database untuk membuat dan menyimpan dokumen, tetapi mereka tidak memiliki jenis perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat.

Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda mengarsipkan dan mengakses dokumen digital dengan mudah. Jenis perangkat lunak ini meningkatkan efisiensi dan kolaborasi karena orang-orang dalam bisnis Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen digital.

Menemukan jenis perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat bisa sedikit membingungkan. Ada begitu banyak penyedia perangkat lunak manajemen dokumen di luar sana. Mungkin sulit menemukan yang tepat untuk perusahaan Anda.

Untuk membantu bisnis Anda menemukan perangkat lunak yang tepat, berikut beberapa hal yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen dokumen.

Fungsi / Kebutuhan

Ada banyak jenis perangkat lunak di luar sana untuk membantu Anda mengelola dokumen Anda. Hal pertama yang ingin Anda tanyakan pada diri sendiri adalah: Apa fungsi / kebutuhan dokumen?

Seperti yang Anda ketahui, ada semua jenis dokumen, keuangan, pemasaran, penjualan, dll. Cari tahu jenis dokumen apa yang akan Anda kelola sebelum Anda membeli perangkat lunak apa pun.

Perangkat lunak penjualan dan pemasaran akan memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk menggabungkan dokumen dengan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan Anda sedangkan perangkat lunak dokumen keuangan akan lebih fokus pada pengarsipan pajak, jejak audit, dll. Anda mungkin memerlukan perangkat lunak dokumen keuangan untuk diintegrasikan dengan program keuangan seperti QuickBooks.

Terkadang Anda membutuhkan perusahaan untuk membuat perangkat lunak manajemen dokumen khusus untuk bisnis Anda. Itu semua tergantung kebutuhan Anda.

fitur

Setelah Anda menetapkan fungsi / kebutuhan perangkat lunak, Anda kemudian dapat menjelajahi fitur-fiturnya. Anda ingin mencari perangkat lunak dengan fitur yang menguntungkan produktivitas kantor Anda secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada penyedia perangkat lunak manajemen dokumen sebelum membeli perangkat lunak apa pun:

Dapatkah perangkat lunak menggunakan merek dan model pemindai apa pun?

Pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan apakah Anda memiliki peralatan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Terkadang Anda mungkin harus menyewa atau membeli pemindai lain.

Dapatkah perangkat lunak mengatur dokumen sedemikian rupa sehingga dapat dibagikan ke seluruh perusahaan?

Ini adalah pertanyaan yang sangat penting untuk ditanyakan. Anda ingin setiap orang di perusahaan Anda dapat mengakses dokumen dengan mudah. Ini membantu meningkatkan produktivitas.

Dapatkah perangkat lunak mendukung berbagai format file seperti file PDF, JPEG, Excel dan Word?

Seperti pertanyaan sebelumnya, Anda menginginkan perangkat lunak yang memungkinkan akses mudah. Ini sangat penting jika Anda berbagi dokumen dengan klien atau mitra bisnis. Anda ingin memiliki dukungan untuk beberapa format file untuk memudahkan akses.

Dapatkah Anda melihat siapa yang mengakses dan mengubah dokumen-dokumen ini?

Ini adalah pertanyaan penting lainnya untuk ditanyakan. Memiliki jejak audit memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang telah mengakses dan mengubah dokumen digital. Ini sangat penting jika seseorang membuat perubahan pada dokumen sensitif.

Memahami kebutuhan perusahaan Anda serta fitur perangkat lunak manajemen dokumen akan membantu Anda menemukan solusi manajemen dokumen yang tepat untuk perusahaan Anda.