Wed. Nov 25th, 2020

Jasanesia -Peran teknologi dalam bisnis menjadi lebih penting dari sebelumnya. Ada tekanan baru pada TI dan sumber daya keuangan untuk membantu departemen lain, seperti Sumber Daya Manusia, Fasilitas, dan Layanan Pelanggan, mengotomatiskan proses bisnis mereka. Selain itu, pengguna akhir yang paham teknologi menuntut layanan mandiri untuk semua yang mereka lakukan.

Secara tradisional, perusahaan telah menggunakan formulir manual atau membeli alat titik fokus tunggal yang dirancang untuk mengotomatiskan fungsi tertentu yang didorong oleh persyaratan bisnis dan aliran pendanaan yang terpisah. Sayangnya, solusi Manajemen Proses Bisnis ini biasanya terputus dari bisnis, memerlukan penyesuaian ekstensif dan terlalu mahal untuk menyesuaikan dengan batasan anggaran dari satu unit organisasi. Belum lagi beban TI untuk memperoleh, memelihara, dan mendukung solusi multi titik.

Faktanya adalah bahwa sebagian besar unit organisasi tertarik untuk mengotomatiskan aktivitas alur kerja serupa. Misalnya, menerima permintaan dari pengguna akhir, menetapkan permintaan tersebut ke anggota tim, memperoleh persetujuan, melacak dan melaporkan kemajuan, dan sebagainya.

Pada saat yang sama, organisasi mencoba memangkas biaya dan mencari cara inventif untuk mendapatkan lebih banyak manfaat dari sistem mereka saat ini.

Menanggapi Permintaan

Bagaimana organisasi menanggapi permintaan solusi otomatisasi proses bisnis tanpa merusak bank atau menempatkan beban yang tidak semestinya pada sumber daya TI?

Solusi tunggal yaitu:

Cukup gesit untuk memenuhi tuntutan bisnis yang berubah dengan cepat saat ini
Cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan berbagai unit organisasi, proses, dan penggunanya
Cukup aman untuk menjaga kerahasiaan data dari berbagai unit organisasi
Cukup sederhana untuk memberikan nilai dalam waktu singkat dan tanpa penyesuaian
Cukup luas untuk diintegrasikan dengan berbagai alat khusus departemen
Di luar IT

Solusi Manajemen Layanan TI yang didasarkan pada kerangka kerja ITIL (Perpustakaan Infrastruktur TI) sangat cocok untuk fungsi bisnis non-TI. ITIL adalah seperangkat pedoman yang memberi nasihat tentang cara menjalankan TI sebagai bisnis. Ini adalah pedoman longgar dan umum yang dapat dengan mudah diterjemahkan ke unit organisasi lain.

Semua unit organisasi menyediakan semacam layanan. Misalnya, Fasilitas menyediakan layanan kebersihan, peralatan kantor, dan keselamatan. Semua penyedia layanan menerima permintaan, mereka mengelola persetujuan, mereka membutuhkan metrik dan mengikuti proses kemungkinan akan membantu bisnis berjalan dengan lancar. ITIL telah membantu TI beralih dari pemadaman kebakaran terus-menerus ke perencanaan yang lebih cermat, komunikasi yang lebih baik, dan penyampaian layanan yang terstruktur. Memanfaatkan praktik terbaik standar untuk membantu unit organisasi non-TI “berjalan seperti bisnis” tentu tidak merugikan.

Penggunaan Proses Bisnis Non-TI

· Manajemen fasilitas

· Sumber daya manusia

· Dukungan Pelanggan Eksternal (Call Center)

· Akuntansi

· Keamanan

· Hukum

· Pelacakan Penjualan

· Manajemen Pasien HIPAA

· Pelatihan

· Pemasaran

· Manajemen proyek

Mulai

Banyak organisasi yang telah memperluas solusi ITSM mereka ke departemen lain memulai perjalanan dengan Katalog Layanan. Katalog layanan menunjukkan bahwa layanan bisnis dapat diminta dan dilacak secara otomatis. Menyajikan layanan bisnis dalam struktur yang sederhana dan familiar kepada pengguna mendorong mereka untuk mengirimkan permintaan secara resmi.

Jika Anda mengalami masalah dalam mendemonstrasikan bagaimana solusi ITSM dapat diperluas ke proses bisnis non-TI, buat contoh katalog layanan bisnis untuk memulai. Sediakan katalog ini dengan layanan dari berbagai departemen, seperti perabot kantor yang dapat diminta, permintaan perubahan nama, serta keyboard dan mouse. Tunjukkan kepada unit organisasi lain berbagai fungsionalitas dan kecerdasan yang dapat dikonfigurasi untuk merutekan permintaan ke tim yang tepat berdasarkan alur kerja otomatis. Misalnya, proses yang dilakukan saat ada permintaan untuk Perekrutan Baru. Perekrutan baru membutuhkan ruang kantor, furnitur, telepon, dan peralatan IT. Proses pemenuhan melibatkan koordinasi tugas di berbagai kelompok termasuk SDM, fasilitas, telekomunikasi, dan TI.

Tanpa otomatisasi, proses orientasi akan menjadi kekacauan.

Bayangkan saja kemampuan untuk meminta ruang kantor untuk karyawan baru dalam katalog layanan, mengotomatiskan pemeriksaan pemeliharaan rutin pada alarm kebakaran dan melaporkan tren dalam departemen layanan pelanggan eksternal Anda, semuanya dalam lingkungan proses yang dikendalikan.

Manfaat

Memanfaatkan fungsionalitas ITSM yang dulunya tradisional (seperti tiket, katalog layanan, portal layanan mandiri, manajemen perubahan, persetujuan, manajemen pengetahuan, perjanjian tingkat layanan, dan alur kerja) untuk Manajemen Layanan non-TI menggunakan praktik terbaik standar sangat masuk akal secara operasional dan secara finansial.

Mencapai laba atas investasi TI yang lebih baik – Memperluas solusi Manajemen Layanan tunggal di seluruh unit organisasi memiliki total biaya kepemilikan yang jauh lebih rendah
Ratakan pembelanjaan anggaran – Allow unit bisnis yang berbeda untuk berbagi biaya solusi tunggal
Meningkatkan kualitas layanan – Memberikan respons yang lebih cepat kepada pengguna akhir / pelanggan melalui layanan mandiri, otomatisasi, dan berbagi pengetahuan
Tingkatkan komunikasi internal – Bagikan pengetahuan dan hubungkan proses ujung ke ujung di berbagai departemen seperti SDM dan Fasilitas
Kesamaan yang ditandai antara proses TI dan proses non-TI, mulai dari mengajukan permintaan, menerima permintaan, memverifikasi hak, mengumpulkan persetujuan, memenuhi permintaan dan memverifikasi keberhasilan pemenuhan dengan jejak audit penuh, pelacakan dan pelaporan, memperluas TI yang tepat Solusi Manajemen Layanan untuk proses non-IT sangat mudah.

Proses yang lebih baik, lebih sedikit kesalahan manual dan otomatisasi akan menghasilkan biaya yang lebih rendah, peningkatan moral karyawan, dan pelanggan yang jauh lebih bahagia.

Kesimpulannya

Agar bisnis unggul dalam lingkungan yang semakin kompetitif saat ini dan tetap gesit di tengah perubahan konstan, organisasi perlu mengotomatiskan proses jika memungkinkan. Pada saat yang sama, TI ditarik ke banyak arah dan membantu unit non-TI dengan otomatisasi proses bisnis tidak berada di urutan teratas daftar prioritas. Menyajikan solusi yang menggabungkan semua persyaratan berbagai unit organisasi, mudah diterapkan dan diperluas, serta membuat otomatisasi proses tersedia di tempat yang sebelumnya tidak ada, dapat menyebabkan pimpinan TI untuk memindahkan “solusi manajemen layanan bersama” ke atas prioritas tersebut daftar.